Üye Köşe Yazısı: Dr.Gülay Savaş'tan "Neden Kurumsallaşmalıyız?"

Şirketlerin yönetimine bir bilim olarak bakılmaya başlamasından (1880) bu yana tam 131 sene geçti. Yani “Yönetim biliminin ilk olarak Amerika’da Frederick Winslow Taylor”ile doğuşundan bu yana 131 sene geçti. Taylor o zamanın koşullarına uygun olarak “Örgüt bir makinedir, insan da onun parçasıdır” demişti. O tarihten yaklaşık 80 sene sonra yönetime farklı bir bakış geldi. Humanistik psikolojinin babası Abraham Maslow yönetimi, şirketleri “Örgütsel bir davranış okulu” olarak tanımladı, insan odaklı yaklaştı ve motivasyona büyük önem verdi. 1970’lerden bu yana da “Organizasyonların içinde bulundukları duruma ve çevresel koşulların özelliklerine göre yönetim biçimini ve sistemini etkileyen faktörleri”tanımlayan “durumsallık yaklaşım” gündemdedir. Amerika ve Avrupa’daki çoğuşirket senelerdir, yönetime bir bilim olarak bakılan bu yaklaşımlarla yönetilmektedir. Yani bir şirket ilk kurulduğu anda bile kaç kişi olursa olsun, ne iş yaparsa yapsın bu kriterlere, değerlere göre yapısını kurmaktadır.

Değişime çoğu zaman kapalı, hala gelenekçi olan toplumumuza geldiğimizde ise çok farklıbir tablo ile karşılaşıyoruz. Hala babadan kalma usullerle iş yapan, hala“annesinin margarinini kullanan”, yapısını tamamen duygusal ilişkilerle kurmuşbirçok şirket görüyoruz.

Son zamanlarda pek çok firma sahibinin ağzından sık sık şu ifadeleri duyar olduk:   “İşimizi çok iyi bilmemize rağmen, süreçlerinizi yönetmekte sıkıntı yaşıyoruz” ,  “Müşterilerimizden gelen talepleri karşılamada zaman problemi yaşıyoruz”, “Ciromuz aynı kalmasına rağmen verimliliğimiz/karlılığımız geçen seneye göre düştü.”, “Rakiplerimiz bizden ilerde” , “kalifiye eleman bulamıyoruz” vb.

Bu firmaları içerden bir gözlemlediğimizde ise bazen üretim müdürü, bazen finans müdürü, bazen ar-ge elemanı, bazen muhasebeci, bazen insan kaynakları sorumlusu gibi çalışan yorgun yöneticiler ve motivasyonu düşük, huzursuz bir şekilde bir oraya bir buraya koşuşturan insanlar gözlemliyoruz.

PEKİ NEDİR BURADAKİ SIKINTI?  KURUMSALLIK!!!  KURUMSALLIK!!!  KURUMSALLIK!!!

PEKİ NEDİR KURUMSALLAŞMAK ve BUNU NASIL YAPACAKSINIZ?

Kurumsallaşma deyince şirket yönetiminin profesyonellere devredilmesi anlaşılmamalıdır. Hatta Şirket kurumsallaşırken aile bireyleri kendileri de bu kurumsallaşmaya ayak uydurabilirlerse profesyoneller gibi görev alabilirler. Peki nedir kurumsallaşma? Kurumsallaşma, en yalın anlatımla, konu ne olursa olsun her türlü etkileşim ve iletişimde belirli kuralların hakim olmasıdır. Diğer bir deyişle

• İş ile iş, İş ile insan ve İnsan ile insan arasındaki her türlü ilişkinin tanımlanması ve bunlara düzen getirilmesi olarak görmek mümkündür.

Kısacası Kurumsallaşma, İnsan-iş-teknoloji faktörlerini birleştiren, entegre eden bir sistemdir.

Nasıl gerçekleşir KURUMSALLAŞMA ve ADIMLARI NELERDİR?

• Önce hala hazırda bir kalite belgeniz yoksa yani süreçlerinizi standart ve yazılı bir hale henüz getirmemiş iseniz önce bir ISO belgesine (Kısaca: Yaptığını yaz, Yazdığını yap J ) sahip olmanız ve bu yolda adım atmanız gerekmektedir.
• Re-organizasyon çalışması ile kurum içindeki işleyişin minimum efor ve zaman alacak şekilde yenilenmesi, elden geçmesi gerekmektedir.
• İş analizi ve görev tanımı çalışmasının yapılması
• Yönetmelik ve prosedürlerin hazırlanması
• Ücretler arasında dengeyi sağlayacak bir ücret politikasının belirlenmesi
• Performans değerlendirme sisteminin oturtulması
• Kısaca IK departmanının kurulması, temel stratejilerinin ve yönetmeliklerinin yazılması / belirlenmesi gerekmektedir.
• Diğer önemli bir adım Bilgi İşlem Departmanın kurulması ya da olayın sorumlusunun belirlenmesi ve yine  “bilişim, iletişim teknolojileri stratejilerinin” net bir şekilde tanımlanmasıdır.
• Yani teknolojiyi bir kaldıraç kuvveti olarak kullanabilmek için doğru yerde, doğru şekilde, doğru teknolojinin (yazılım, donanım vs.) kullanılması gerekmektedir.
• Sonrasında kurum içinde çalışanların yetkinliğini arttıracak, kurum kültürünün ve teknolojik kültürün yerleşmesine katkıda bulunacak eğitimlerin planlanması ise diğer önemli bir adımdır.

Peki bunun sonunda NE DEĞİŞİYOR?

• Uluslar arası standartlarda, dinamik / esnek, küresel / global bir şirket haine geliyorsunuz.
• Kurumunuz içerisindeki tüm süreç ve organizasyonel ilişkiler, yapısal hale geliyor.
• Kurum içi bilgi entegrasyonu sağlanıyor. Dolayısıyla reel ve doğru bilgiye, anlık ulaşabilir oluyorsunuz.
• Zamanınızı daha etkin bir şekilde yönetebilmeye başlıyorsunuz.
• Stratejik hedeflerinizi ve operasyonel planlarınızı aldığınız anlık raporlarla, gerçek veriler ışığında kolaylıkla belirleyebiliyorsunuz.  
• Patronlar / Yöneticiler olarak rutin işlerden kendinizi sıyırıp, iş geliştirmeye, yeni pazarlar yaratmaya, ar-ge’ye, yeni yatırımlara zaman ve enerji ayırmaya / vermeye fırsat buluyorsunuz. Yani iş yaşamı kaliteniz ve veriminiz artıyor. Huzurlu ve üretken bir yaşamınız oluyor.

Bir danışman ve aynı zamanda yıllarını bilişim sektörüne vermiş bir kişi olarak bilişim & iletişim stratejilerinin, çözümlerinin önemini vurgulamadan da geçemeyeceğim. Tabi burada şirketlerin teknolojiyi bir amaç olarak değil, bir araç olarak düşünmesi gerekmektedir. Yani bizi dinamik ve esnek kılacak, uluslar arası standartlara ve iş yapma disiplinine taşıyacak bir araç. Yani bir çeşit kaldıraç kuvveti.

Yalnız ne yazık ki birçok yönetici tarafından bu dünya bilinmezdir ve korkutucudur. O yüzden de uzak durmakta ve babadan kalma usullerle çalışmaktalar. Hala DOS modundaki muhasebe programları ile, Excel ile hazırlanan tablolarla, raporlarla milyon dolarlık, birkaç yüz kişilik, uluslar arası iş yapan firmalarını yönetmekteler. Her ne kadar “Teknolojiyi kullanıyoruz, bakın bilgisayarımız da var, yazılımımız da” deseler de, bu çözümler artık yeterli değildir. Çünkü entegre değildir. Yani kurum içinde bilgi dolaşmamaktadır. Yani satın alma departmanının verileri üretim ile, üretim departmanının verileri, finansla, finansınkiler bütçe ile vb. entegre değildir.

Bu durumda bilginin, verinin yönetimi, entegrasyonu büyük önem kazanmaktadır. Dolayısıyla günümüzde işletmelerin ve ulusal ekonomilerin başarılı olabilmeleri, büyük ölçüde bilgiyi yaratmada, kullanmada ve bilgiden yararlanmada ne ölçüde başarılı olduklarına bağlıdır.

Bilgi yönetimi, işletmelerin ve ulusal ekonomilerin mevcut ve potansiyel rakiplerine kıyasla rekabet güçlerini artırmak ve sürdürmek için gerekli olan bir süreçtir.

Bilgi yönetimi, bilginin paylaşılması ve kullanımını hızlandırmak ve artırmak için kişiler ve organizasyonel kültür üzerinde önemle durur; bilgiyi bulmak, yaratmak, elde etmek ve paylaşmak için yöntemler veya süreçlere önem verir ve bilginin depolanması ve erişilebilir bir hale getirilmesi ile farklı mekanlarda olan kişilerin birlikte çalışabilmesi için teknolojiye odaklanır.

İşte tam bu noktada özellikle üretim yapan şirketler için ERP (Kurumsal Kaynak Planlaması) çözümleri kurumu bu organizasyonel ve teknolojik kültüre taşır.

Günümüzde ERP artık bir kurumun yaptığı işin bütününü yansıtan bir kavram olarak kullanılır. Diğer bir deyişle ERP bir kurumun tüm bileşenlerinin bir bütün olarak görülmesine, süreçlerin anlık takibine, her türlü raporun anlık üretilmesine, stratejik kararların çok daha kolay alınmasına imkan verir. ERP, bir kurumun kendi iç süreçlerini bütünleşik bir yapıda gerçekleştirmeye imkan tanırken, işin kurum sınırları dışına taşan kısmının da desteklenmesini sağlar. Bu iki süreci birleştiren ERP çözümlerinin genel karakteristikleri şöyle özetlenebilir:

•        ERP uygulamaları, iş süreçlerini adresler.

•        ERP uygulamaları modüler yapıdadır.

•        ERP uygulamaları entegredir.

•        ERP uygulamaları kurumların sınırlarını aşar, müşterilerine, iş ortaklarına ve tedarikçilerine kadar uzanır.

•        Uçtan uca bir ERP çözümü, kurumun tüm iş fonksiyonlarını destekler.

Günümüzde şirketler için maliyetlerin etkin biçimde yönetimi son derece önemlidir. Her geçen gün farklılığı azalan ürün ve hizmetlerin getirdiği rekabet, şirketlerin bir diğer önemli sıkıntısıdır.

Her ne kadar orta ölçekli kurumlar bu tür çözümleri hayata geçirmekte büyük ölçekli kurumlardan biraz daha yavaş olsa da ERP tüm bu sorunlara çözüm getirmektedir.

Fakat bir kez daha hatırlatmakta yarar var. Doğru teknolojinin, doğru yerde, doğru şekilde ve doğru zamanda kullanılması gerekmektedir.

Dr.Gülay SAVAŞ