Röportaj - Kemal Akgün {Interview with Kemal Akgün}


Aramıza yeni katılan, komitemizin 202. üyesi Kemal Akgün ile birlikte yapılan röportajı yayınlıyoruz.

 1983 - 2010 ŞİŞECAM ICT Director
- Bize Şişecam'ı tanıtır mısınız?
1935 yılında Paşabahçe Beykoz Cam Fabrikası ile ilk cam üretimini gerçekleştiren Şİşecam topluluğu düzcam, cam ev eşyası, kimyasallar ve cam ambalaj konularında faaliyet göstermektedir. Türkiye ile birlikte Rusya, Bulgaristan, Gürcistan, Bosna-Hersek ve İtalya'da üretim yapan toplulukta çalışan sayısı 17.000, satış geliri 2,5 milyar dolardır. Gelirin yarıdan fazlası yurt dışı faaliyetlerinden elde edilmektedir. Şişecam'ın 5 şirketinin hisseleri İMKB'de işlem görnektedir.




- Şişecam'da ERP uygulamasına nasıl geçildi?
Öncelikle bir konuya dikkat çekeceğim. Bu soru ERP'yi "satın alındıktan sonra hemen kullanılacak paketlenmiş bir ürün" olarak göstermeye çalışan ERP pazarlama şirketlerinin bakışını yansıtıyor. Sizin de bunu kullanmanız firmaların pazarlama konusunda ne kadar etkili ve başarılı olduklarını gösteriyor.
Önce ERP nedir bir tanımlamaya çalışayım. İşletmelerin malzeme yönetimi problemlerine çözüm getirmeyi hedefleyen 1980'li, 90'lı yıllarda endüstri mühendisliği disiplini içinde geliştirilmiş MRP (Material Resources Planning) ve MRP II yaklaşımının gelişmiş hali ERP'dir. Yaygın olarak sanıldığı gibi paket halinde alınıp hemen kullanıma alınacak bir ürün değildir. Bir bakış, bir yaklaşımdır. ERP (Enterprise Resources Planning = Kurumsal Kaynak Planlama) kurumsal kaynakların planlanmasında kullanılan bir yöntemdir. Herhangi bir anda işletmenin sahip olduğu kaynaklar ile yerine getirme sorumluluğu olan yükümlülüklerin durumunu gösterir

Şişecam gibi farklı konularda üretim, geliştirme ve pazarlama faaliyeti yürüten bir kurumda iş süreçlerinin iyileştirilmesi her iş biriminin doğal olarak yapması gereken bir görevdir. Tabii ki iş süreçlerinin iyileştirilmesi ve bilgisayar ortamına aktarılması sırasında iç kaynakları kullanmanın yanı sıra benzer işi yapan kuruluşların deneyimlerinden yararlanma, dış kaynak kullanımı ve akademik desteklerden de yararlanılmıştır.
Şişecam'ın bilgisayarlaşma süreci 1960'lı yıllarda başlamışsa da 1980'lerde hızlanmıştır. Muhasebe, insan kaynakları, üretim planlama, malzeme yönetimi, üretim takip, finans, bütçe, satınalma gibi ana konularda bilgisayar programlarının geliştirilmesi ve kullanılması 1990'lı yıllarda tamamlanmıştır. İş süreçleri ve bilişim teknolojisindeki gelişmeler ve Şişecam'ın genişleyen iş alanları dikkate alınarak altyapı ve uygulamalar sürekli iyileştirilmiştir.
Şişecam iş süreçlerinin bilgisayar ortamına aktarılması ve bilgisayar ve iletişim sistemlerinin etkin kullanımı konusunda başarılı bir kurumdur. Şişecam'ın bilgisayar ve iletişim uygulamaları konusunda Türkiye'de örnek gösterilen bir konumda olması üst yönetimin vizyonu, çalışanların desteği ve kendilerine sağlanan olanakları en iyi biçimde kullanan bilgisayar bölümü çalışanları sayesindedir..

-Dışarıdan satın alınan ERP'lere dönersek
Bu gün pazarda ERP başlığı altında satılan ürünlere bir bakalım: Muhasebe, finans, insan kaynakları, malzeme yönetimi, üretim takip ve satış vb konular. Şişecam gibi geniş bir cografyada faaliyet gösteren bir kurumun bilgi sistemlerinin dünyadaki yaklaşımlarla paralel bir kurumsal bilgi sistemleri olması doğal. Şişecam kuruluşlarında kullanılan bu yazılımların çoğu kendi çalışanlarımız tarafından geliştirilmiştir.
Buna ek olarak mevcut yazılımlarla karşılanamayan veya hızlı çözüm gerektiren durumlarda ERP dahil çeşitli hazır çözümlerden yararlanılmıştır. Şişecam kuruluşları için dışarıdan satın alınan ERP ürünlerinin öyküsünü de özetleyeyim.
Paşabahçe Eskişehir Fabrikası'nda 1998'de 2 yıl süren bir SAP deneyimimiz oldu. Ancak diğer sistemlerle uyumda yaşanan zorluklar ve işletim maliyeti nedeniyle Şişecam'ın kendi geliştirdiği modüllerin kullanımına geçildi. Dışarıdan satın alınan ve ERP kavramı içinde sayılabilecek bazı örnekler ise şöyle. Düzcam Grubu satış ve stok uygulamaları için Avalon, Ambalaj Grubu Rusya operasyonları için Logo, Düzcam ve Cam Ev Eşyası Bulgaristan fabrikalarının insan kaynakları ve muhasebe uygulamaları için Navision, Cam Ev Eşyası Rusya Fabrikası insan kaynakları ve muhasebe uygulamaları için 1C (adines), lojistik nakliye yönetimi için IFS ve son olarak ta Kimyasallar Grubu Soda-Kromsan Fabrikası ve Yönetim Merkezi ERP uygulamaları için SAP.
Şişecam'ın farklı alanlarda çalışan 50'den fazla kuruluşu olduğu dikkate alındığında tüm topluluğu kapsayan tek bir ERP uyarlamasından ve milat sayılacak bir geçiş gününden söz edilemeyeceği görülür. ERP kavramının için dolduran modüllerin gerek iç kaynaklar gerekse dış kaynaklardan yararlanılarak iyileştirilmesi tüm toplulukta devam eden bir süreçtir. Bir yandan iş birimlerinden gelen talepleri karşılamaya diğer yandan dünyadaki gelişme ve eğilimleri izleyerek kuruluşlarımıza kazandırma çabamız sürmektedir.

-Şişecam gibi bir dünya markası için ERP'nin önemi nedir?
Bilgisayar ve iletişim sistemleri Şişecam'ın işgörme, iletişim ve yönetim ortamıdır. ERP de bu ortamın önemli bir oyuncusudur.

-Büyümek ve markalaşmak isteyen her işletme için şart mı ERP?
Hangi büyüklükte olursa olsun bir kurumun bilgisayar konusundaki ihtiyaçlarını sadece ERP'ye indirgemek ciddi bir hatadır. ERP yaklaşımı ve bunu sağlamayı öneren ürün ve hizmetler bir kurumun bilgisayar ve iletişim ihtiyaçları içinde önemli bir yer tutar ama kesinlikle tamamı değildir. Bilgisayar ve iletişim sistemlerine bir bütün olarak bakmak gerekir. Resmin tamamını görün. Ancak istediğiniz ya da ihtiyaç duyduğunuz yerden başlayın. Bilgisayar ve iletişim sistemleri eskiden işinize destek veren bir araç iken şimdi işinizin var olduğu ortama dönüşmektedir. Kurumsal bir bilgisayar ve iletişim bakışınız (tabii ki yazılı) olsun. Altyapı, bilgilendirme, eğitim, destek, lisans ve anlaşmaları atlamayın.
Bir işletmeyi ilgilendirmesi gereken konuları burada anmak istiyorum. Sesli - yazılı - görüntülü iletişim sistemleri, işbirliği çözümleri, doküman yönetimi, kurumsal kaynak planlama (ERP) müşteri ilişkileri yönetimi (CRM), tedarik zinciri ve üretim planlama, yönetim bilgi sistemleri (MIS), dosya ve yazıcı paylaştırma, bilgisayar destekli tasarım (CAD), kimlik yönetimi, güvenlik ve iş sürekliliği…

- ERP'nin kurumsallaşmaya etkisi hakkında neler söylemek istersiniz?
Yapılan işlerin bilgisayar ortamına aktarılmak üzere analizinin yapılması ile iş süreçlerinde iyileştirme ve standartlaşmanın sağlandığını biliyoruz. ERP gibi paketlerin kullanımı da özellikle küçük ve orta boy işletmelere kurumsallaşmada yardımcı olacak şablon işlevi görür. İş yapma süreçlerinde iyileştirme ihtiyacı duyan kuruluşlar ERP gibi hazır paketlere geçerken işlerini bilgisayar ortamına aktarmanın getireceği otomasyon olanağına ek olarak denenmiş iş süreçlerine geçme avantajı da kazanırlar. ERP paketi ve danışmanlığı ile kurumsallaşma yolunda önemli kazançlar elde edilir.

-Şirketler ERP uygulamasında başarılı olmak için nelere dikkat etmeleri
gerekiyor
Birincisi reklamların vaad ettiği gibi "bir ERP paketi alacaksınız ve tüm işler yoluna girecek" biçiminde bir yaklaşımdan uzak durun. ERP satın alma, uyarlama ve kullanıma geçme aşamaları sıradan bir ürün ve hizmet alımından farklıdır. Bir yaşama biçimi satın almak istediğinizi unutmayın. Öğrenmeyi göze alın. ERP'ciler gelsin size ürün özelliklerini, modüllerin ayrımını anlatsın. Şirketinizde bu işleri yapan ve yapacak olan çalışanlarınız bu tanıtımlara katılsın. Bir yandan kendi yaptıklarını ve yapmak istediklerini öte yandan ERP paketlerinin olanaklarını birlikte değerlendirip görüş oluştursunlar. İlk sunuşta öğrendiklerinizi ikincide kullanmaya başladığınızı göreceksiniz.
Ürün tanıtımları ve referans şirketlerle görüşmelerle ufkunuzu geliştirin. Sizin beklentilerinizle pazardaki ürünler arasında bir değerlendirme yaptıktan sonra geçişin aşamalı olacağını düşünerek hangi modülleri satın almak istediğinize karar verin. Aşamalı olarak alımı dikkate alarak bir şartname hazırlayın. ERP şirketleri size şartname konusunda yardımcı olur. Şartname taslağını satıcı firmalara göndererek görüşlerini alın. Her bir modül için isteyebileceğiniz geliştirmeleri önceden öngörmeye çalışın. Mümkünse modüllerde yapılacak değişiklikleri, giriş ekranlarını, raporlamaları tanımlayın ve geliştirme fiyatlarını sabitlemeye çalışın. Hazır modülleri geliştirerek yapılacak her iş için saat/gün bazında ödenecek danışmanlık/geliştirme maliyetlerinin oldukça pahalı olacağını unutmayın. Mümkünse en az gelişirme yapılarak kullanılacak ürünü seçin ve olabildiğince az değişiklik isteyin. Satın alma aşamasında hiç acele etmeyin. Bu aşamada göstereceğiniz dikkat, özen ve planlama hem projenin başarı şansını artıracak hem de ileride oluşabilecek maliyetleri kontrol etmeye yarayacaktır. Her firmaya rakiplerini neden tercih etmemeniz gerektiğini sormayı da unutmayın.

-ERP uygulayıp başarısız olan şirketler nerelerde hata yapıyor? Sizin bu konudaki görüşlerinizi alabilir miyiz?
Bir kere ERP'nin modüllerini satın aldıktan sonra hemen devreye sokmak mümkün olmuyor. Çünkü ERP modüllerinin kullanılır hale gelmesi için en azından giriş ekranları, raporlar ve kurum kimliği açısından uyarlama gibi rutin düzeltmeler gerekiyor. Asıl önemlisi ise ERP modülleri "nasıl yapmalı" bilgisi yani iş yapma biçimi / yaklaşımı içeriyor. Eğer ERP'nin önerdiği bakışa uymayı göze alırsanız bu aşamada görece rahat ediyorsunuz. Ancak kendi iş yapış biçiminizi ve kurumsal kültürünüzü ERP paketine yaptırmak isterseniz uzun iş analizleri ve yazılım geliştirme çalışmaları gerekiyor. İşte ERP modüllerini satın alırken en çok dikkat edilmesi gereken konu bu. Ürün bedeli, bakım bedeli, güncelleştirme bedeli gibi sabit rakamların yanı sıra ne kadar danışmanlık ve geliştirme bedeli ödeyeceğinizi belirleyecek olan bu. Çoğu durumda analiz, danışmanlık ve geliştirme için ödenen ve önceden öngörülmeyen maliyetler sonradan yıkıcı hale gelebiliyor. Çarpıcı bir bilgi olması bakımından Bulgaristan'da muhasebe ve insan kaynakları için alınan Navision için lisans bedelinin 8 katı danışmanlık bedeli ödendiğini belirteyim.

-Son yıllarda ihracatta önemli atılımlar sağlayan Türkiye Kuyumculuk
Sektörü için ERP konusunda neler söylemek istersiniz?
Eskiden bilgisayar ve iletişim sistemleri işletmenin ana vizyonunu gerçekleştirmede kullanacakları stratejik bir araçtı. Şimdi işletmelerin işgörme, iletişim ve yönetim ortamına dönüşüyor. İşinizi bir tarafta teknolojiyi bir tarafta düşünmeyin. İkisini birlikte ele alın. Bilgisayar ve iletişim konusunda ürünlerden daha çok kavramlara ve ne yapmak istediğinize odaklanın. Rakipleriniz ve satıcılar en iyi öğretmenlerdir.

-Sizi kısaca tanıyabilir miyiz?
Adana 1960 doğumluyum. Boğaziçi Üniversitesi mühendislik mezunuyum. Çalıştığım konularla ilgili olarak radyo, televiyon, üniversite ve konferanslarda konuşuyor, dergilerde yazıyor ve çeşitli organizasyonlarda görev yapıyorum.